Списки працівників до ТЦК: як правильно подати документи поштою чи особисто

До 1 грудня українські роботодавці зобов’язані завершити щорічне звіряння списків військового обліку своїх працівників із територіальними центрами комплектування (ТЦК та СП). Кадрові служби можуть проводити цей процес дистанційно за допомогою Укрпошти, проте уникнути фізичного візиту до військкомату вдасться не всім.

Як правильно організувати звіряння, щоб не порушити вимоги законодавства, пояснила експертка з питань трудового права та військового обліку Тетяна Донець.

Як правильно робити звірку з ТЦК: послідовність дій

Відповідно до Порядку організації та ведення військового обліку, затвердженого постановою Кабміну №1487, процес звіряння має чітку послідовність. Підприємство не може просто зібрати всі документи і віднести їх до свого територіального центру комплектування за місцем реєстрації бізнесу.

Процедура розділена на два обов'язкові етапи:

1. Звірка за місцем обліку працівників. Спочатку роботодавець повинен звірити дані з тими ТЦК, де безпосередньо стоять на обліку його підлеглі (це можуть бути військкомати в інших районах чи областях).

2. Звірка за місцем реєстрації компанії. Лише після завершення першого етапу дозволяється подавати фінальний звіт до ТЦК, до якого прив’язане саме підприємство.

Коли списки можна надіслати Укрпоштою

Взаємодія з військкоматами, де стоять на обліку працівники з інших регіонів, може відбуватися повністю дистанційно. Представникам компанії не потрібно їхати в інші міста – документи можна надіслати Укрпоштою.

У поштовий конверт для звірки необхідно вкласти:

• копії або роздруківки військово-облікових документів працівників;

• два примірники витягів зі списків військового обліку підприємства.

Згідно з правилами, отримавши такий лист, ТЦК має поставити відмітку про успішне звіряння на одному з витягів і надіслати його назад на адресу компанії.

Проте експертка попереджає: на практиці військкомати часто ігнорують вимогу про зворотну відправку. Іноді кадровики використовують хитрість – вкладають у лист додатковий порожній конверт із уже наклеєною маркою та зворотною адресою, але навіть це не гарантує отримання відповіді. За таких обставин головним завданням для роботодавця стає збереження всіх поштових квитанцій та описів вкладень. Саме ці чеки від Укрпошти слугуватимуть неспростовним юридичним доказом того, що підприємство виконало свій обов'язок і вчасно відправило документи на перевірку.

Особистий візит: у який ТЦК доведеться йти фізично

На фінальному етапі звіряння дистанційний формат здебільшого не працює. Від представників бізнесу вимагається особиста присутність. До ТЦК та СП, за яким закріплено саме підприємство, кадровики або керівники повинні прийти фізично, принісши із собою списки та роздруківки військових квитків співробітників.

За словами експертки, винятком із цього правила може бути лише одна ситуація: якщо керівництво вашого ТЦК самостійно висунуло офіційну вимогу надавати щорічну звітність виключно в поштовому форматі. Якщо такої вказівки від військкомату не надходило, фінальна звірка відбувається лише під час особистого візиту.