Не поспішайте сканувати: як перевірити трудову книжку перед оцифруванням, щоб вам не зрізали стаж

Перехід на електронні трудові книжки в Україні триває, але просто відсканувати сторінки — недостатньо. Бюрократичні помилки на папері можуть призвести до того, що Пенсійний фонд не зарахує вам років праці. Перед тим, як завантажувати файли до системи, документ необхідно ретельно перевірити. Головне управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області дає поради, з чого почати підготовку до оцифрування трудової.

Аудит титульної сторінки: на що дивитися насамперед

Головна сторінка — це обличчя вашого документа. Прізвище, ім'я та по батькові мають бути прописані повністю і без скорочень. Якщо протягом життя прізвище змінювалося, старе має бути акуратно закреслене однією рискою. Поруч обов'язково вказується посилання на документ-основу (наприклад, свідоцтво про шлюб), його номер та дата. Також перевірте наявність підписів власника книжки та відповідальної особи підприємства, яке її видало, а також наявність чіткої печатки.

Записи про роботу: де найчастіше ховаються помилки

Розділ із трудовою діяльністю потребує найбільшої уваги. Кожен етап вашої кар'єри має бути зафіксований бездоганно. У кожному записі про прийняття на роботу чи звільнення обов'язково мають бути:

• точна дата події;

• повна назва підприємства без абревіатур;

• назва посади;

• реквізити наказу (номер і дата).

Якщо компанія перейменовувалася, про це має бути зроблений окремий запис. Усі формулювання про звільнення повинні чітко відповідати нормам законодавства та бути завірені печаткою роботодавця.

Не лише трудова: які ще документи треба оцифрувати для стажу

Для формування повноцінної електронної справи підходять не лише сторінки з основної книжки. Щоб максимально відобразити всі роки діяльності і не втратити жодного дня страхового стажу, до системи варто додати:

• документи про освіту (дипломи);

• військовий квиток;

• свідоцтво про народження дитини (важливо для жінок);

• трудові договори або довідки з місця роботи.

Як перевірити результат оцифрування онлайн

Після успішного завантаження сканів ви можете самостійно проконтролювати, чи правильно все внесено до реєстру. Переглянути свою оцифровану справу можна в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ або через офіційний мобільний застосунок. У розділі «Електронна трудова книжка» відображаються як внесені текстові дані, так і самі скан-копії, на основі яких вони були сформовані.