Оцифрування трудових книжок: що треба знати та до якого часу

В Україні офіційно визначили термін, до якого працівники та роботодавці повинні перевести паперові трудові книжки в електронний формат. Зробити це потрібно до 10 червня 2026 року. Така вимога закріплена у Законі № 1217 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».

Навіщо потрібне зацифрування

Електронна трудова книжка має замінити паперову і стане основним джерелом інформації про страховий стаж працівника. Це дозволить уникнути втрати даних у разі пошкодження чи зникнення книжки, а також значно спростить оформлення пенсій.

Міністерство соціальної політики наголошує, що після 2026 року паперові документи вже не матимуть юридичної сили, а для нарахування пенсії братимуться до уваги виключно електронні записи.

Як відбувається процес

Зацифрування здійснюється Пенсійним фондом України на основі даних, які подають роботодавці або самі працівники. Для цього необхідно:

• зібрати копії всіх записів із трудової книжки;

• подати їх у засканованому вигляді через портал електронних послуг ПФУ;

• перевірити коректність внесених відомостей.

У разі відсутності якихось записів їх можна підтвердити іншими офіційними документами — наприклад, наказами з підприємств чи довідками з архіву.

Що буде, якщо не зацифрувати вчасно

Фахівці застерігають: пропуск дедлайну може призвести до затримок під час призначення пенсії або навіть до втрати частини страхового стажу. Особливо це стосується тих, хто часто змінював місце роботи чи має записи у старих книжках радянського зразка.

Як почалася реформа

Ідея відмовитися від паперових трудових книжок в Україні виникла ще у 2020 році. Тоді було ухвалено рішення про поступовий перехід на електронний облік. Подібні практики вже давно працюють у країнах ЄС, де дані про стаж зберігаються централізовано і доступні працівнику онлайн.

За даними Пенсійного фонду України, станом на початок 2025 року в електронній формі вже збережено понад 20 мільйонів записів про трудову діяльність громадян.

Що варто зробити вже зараз

Експерти радять не відкладати процес на останні місяці. Найкраще — вже сьогодні перевірити наявність усіх записів у трудовій книжці та завчасно подати їх для зацифрування. Це дозволить уникнути черг та зайвого клопоту.