«Зарплата без копійок»: що робити роботодавцю, щоб не «влетіти» на штрафи

З 1 жовтня 2025 року Нацбанк починає виводити з обігу монети номіналом 10 копійок — це не миттєве «зникнення», але зміни вже створюють технічну проблему для виплати готівкових зарплат, коли сума не кратна 10 копійкам. Бухгалтери й бізнес мають підготуватися. Неправильно оформлена виплата загрожує недоплатами працівникам і помилками у базі нарахувань (ПДФО, ЄСВ тощо), а відтак штрафами при перевірках. Повідомляє Бухгалтер 911.

Головна проблема: як видати «копійки», якщо їх немає

Монета 10 коп. поки що залишається законним платіжним засобом. Її приймають у розрахунках, але банки вже перестануть їх видавати з кас. Безготівкові виплати не торкнуться змін (немає округлень у платіжних картках), але примусово переводити всіх працівників на «безготівку» роботодавець не може: потрібна заява працівника. Тож у тих випадках, коли робітник наполягає на готівці, виникає дилема.

Варіанти дій для роботодавця

Видавати 10-копійчані монети, якщо є в касі. Плюс: немає жодних юридичних тонкощів. Мінус: у касі може не вистачити дрібних монет для всіх співробітників.
Комбінований варіант (частина готівкою, дрібні частини на картку). Плюс: зручний і законний спосіб, якщо працівник погоджується на такий формат. Мінус: потребує згоди працівника і додаткової звітності.
Залишити «копійки» як борг і виплатити наступного місяця. Плюс: можливе тимчасове рішення без штрафів, якщо затримка не перевищує місяця. Мінус: не підходить для розрахунку при звільненні (небезпечна практика для фінального розрахунку).
Округлення не можна. Округляти до найближчих гривень роботодавцю не дозволено — це кваліфікується як неповна виплата і створює ризик штрафів та заниження податкових/соціальних нарахувань.

Ризики й санкції

Якщо зарплата видана без повного та правильного документального оформлення (наприклад, недоплата «вилазить» у платіжці), це веде до:

невірного нарахування ПДФО, військового збору і ЄСВ;
підстав для штрафних санкцій при податкових або правцевих перевірках;
претензій працівників і ризику судових позовів або звернень до Держпраці.

У період воєнного стану притягнення до відповідальності можливе лише за невиконання приписів контролерів, але практика документування залишається критичною.

Пояснення для малого бізнесу та ФОП

Малий бізнес і ФОПи, які звикли працювати в готівці, мають планувати. Або накопичити резерв 10-копійчаних монет, або домовлятися з працівниками про комбінований спосіб виплат. У довгостроковій перспективі перехід на безготівкові виплати вигідний і зручний, але вимагатиме згоди працівників і логістичної підготовки.

Короткий висновок

Монети 10 копійок поки що є платіжним засобом, але їхній поступовий вихід з обігу створює практичну проблему для готівкових зарплат. Роботодавцю слід підготуватися вже зараз: зібрати дрібні монети, узгодити з працівниками комбіновані варіанти виплат, чітко документувати всі нарахування й уникати округлень. Це мінімізує ризики податкових помилок і штрафів.