Терміни змінять: що буде з паперовими трудовими книжками в Україні

В Україні пропонують переглянути строки переходу на електронний облік трудової діяльності та відтермінувати обов’язкове оцифрування паперових трудових книжок. Поки що офіційно процес оцифрування має тривати до 10 червня 2026 року. Проте на урядовому порталі з’явилася петиція, у якій пропонується змінити ці терміни, що були встановлені Законом №1217-IX (який безпосередньо регулює переведення даних про трудову діяльність працівників в електронний формат).

Чому перехідний період вимагають подовжити

Ініціатива, викладена у петиції, передбачає продовження перехідного періоду на весь час дії воєнного стану, а також ще на пів року після його офіційного завершення.

Автор петиції пояснює таку необхідність низкою практичних перешкод:

• Процес подання сканованих документів супроводжується труднощами через недоліки в роботі електронних сервісів Пенсійного фонду та недостатню поінформованість користувачів щодо правил подання документів.

• Багато громадян стикаються з проблемами під час завантаження нових файлів, якщо їхні попередні документи ще перебувають на перевірці.

• Пенсійний фонд не завжди встигає опрацьовувати отримані матеріали в установлені строки.

• Частина працівників нині перебуває за межами України та просто не може особисто надати трудові книжки для сканування.

• Багато роботодавців та працівників змушені витрачати час, щоб уточнювати відомості, додавати пропущені записи або виправляти печатки, аби уникнути можливих зауважень під час перевірки документів Пенсійним фондом.

Навіщо потрібне оцифрування та як його пройти самостійно

Оцифрування трудової книжки потрібне насамперед для підтвердження стажу, набутого до 1 січня 2004 року. Цей стаж не вносився до електронного реєстру страхових осіб, тому в разі втрати чи пошкодження паперової книги його наявність доведеться доводити. Якщо ж книжка буде в оцифрованому вигляді, увесь стаж зарахується автоматично.

Оцифрувати трудову книжку можна самостійно через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду.

Для цього потрібно зробити кілька кроків:

1. Авторизуватися в особистому кабінеті через кваліфікований електронний підпис (КЕП).

2. У розділі "Комунікації з ПФУ" обрати вкладку "Відомості про трудові відносини".

3. Заповнити загальні дані та надати згоду на передачу та обробку персональних даних.

4. Прикріпити скановані копії необхідних документів та натиснути кнопку "Підписати та відправити в ПФУ".

З результатами опрацювання вашої заяви можна ознайомитись пізніше у розділі "Мої звернення".

Жорсткі вимоги до скан-копій

Скановані копії всіх заповнених сторінок трудової книжки необхідно подавати у хронологічному порядку. Щоб документи успішно пройшли перевірку, необхідно дотримуватися таких вимог:

• Скани мають містити чіткі зображення повного складу тексту документа та його реквізитів (назва, серія та номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника, а також усі записи щодо трудового стажу).

• Документи мають бути збережені у форматах JPG або PDF.

• Розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 МБ.

• Рекомендована якість сканування становить 300 dpi (це потрібно, щоб забезпечити високу деталізацію).

• Назви файлів мають чітко відповідати виду відсканованого документа.